اسناد رسمی، مدارکی معتبر هستند که در مراجع قانونی به ثبت رسیده و از اعتبار بالایی برخوردارند. با این وجود، ممکن است در برخی موارد، اشتباهاتی در مندرجات این اسناد رخ دهد. در چنین شرایطی، نیاز به اصلاح سند رسمی به وجود می‌آید. در واقع اصلاح سند رسمی برای مواقعی که سند فعلی دیگر معتبر نباشد، به عنون یک راهکار قانونی توصیه می شود. در این مقاله، به بررسی مراحل و الزامات اصلاح سند رسمی می‌پردازیم.
درچه مواردی نیاز به اصلاح سند رسمی وجود دارد؟
اصلاح سند رسمی در دو دسته کلی ذیل قابل بررسی است:
الف) اصلاح سند به دلیل وجود اشتباه:
- اشتباهات ثبتی : شامل مواردی مانند درج اشتباه نام، نام خانوادگی، تاریخ، مساحت، حدود اربعه و… در سند است.
- اشتباهات ناشی از تقصیر دفترخانه: در حین تنظیم سند ممکن است اشتباهاتی از سوی دفترخانه رخ دهد.
ب) اصلاح سند به حکم دادگاه:
در برخی موارد، حکم قطعی مبنی بر اصلاح سند توسط دادگاه صالح صادر می‌شود. این امر می‌تواند به دلایل مختلفی از جمله اثبات مالکیت، رفع تعارضات و… رخ دهد.
مراحل اصلاح سند رسمی
اصلاح سند رسمی، فرآیندی قانونی است که باید با دقت و ظرافت انجام شود. به طور کلی، این فرآیند شامل مراحل زیر است:
۱ـ شناسایی اشتباه:
اولین قدم، شناسایی دقیق اشتباه موجود در سند است. این اشتباه می‌تواند در موارد مختلفی مانند نام، نام خانوادگی، تاریخ، مساحت، حدود اربعه و… رخ دهد.
۲ـ جمع‌آوری مدارک مورد نیاز
پس از شناسایی اشتباه، باید مدارک لازم برای اثبات آن جمع‌آوری شوند. این مدارک می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
- اصل سند رسمی
- استشهادیه شهود
- نظر کارشناس
- سایر مدارک و دلایل اثبات کننده اشتباه
۳ـ مراجعه به مرجع صالح:
با توجه به نوع اشتباه و مرجعی که سند در آن ثبت شده است، باید به مرجع صالح برای اصلاح سند مراجعه کرد. مراجع صالح برای اصلاح سند رسمی عبارتند از:
- دفترخانه اسناد رسمی: در صورتی که اشتباه در حین تنظیم سند رخ داده باشد، می‌توان به همان دفترخانه مراجعه کرد.
- هیئت نظارت: در صورتی که اشتباه بعد از تنظیم سند و قبل از ثبت نهایی آن در دفتر املاک کشف شود، باید به هیئت نظارت اداره ثبت اسناد و املاک مراجعه کرد.
- دادگاه: در صورتی که اشتباه بعد از ثبت نهایی سند در دفتر املاک کشف شود، باید به دادگاه عمومی حقوقی محل وقوع ملک مراجعه کرد.
۴ـ ارائه درخواست:
پس از مراجعه به مرجع صالح، باید درخواستی مبنی بر اصلاح سند رسمی تنظیم و ارائه شود. در این درخواست، باید مشخصات کامل سند، نوع اشتباه و دلایل اثبات کننده آن ذکر شود.
۵ـ رسیدگی به درخواست:
مرجع صالح پس از بررسی درخواست و مدارک ارائه شده، در خصوص اصلاح یا عدم اصلاح سند تصمیم‌گیری می‌کند.
۶ـ صدور دستور اصلاح:
در صورت تأیید اشتباه، مرجع صالح دستور اصلاح سند را صادر می‌کند. این دستور به دفترخانه اسناد رسمی مربوطه ابلاغ می‌شود تا نسبت به اصلاح سند اقدام کند.
۷ـ اصلاح سند:
پس از صدور دستور اصلاح، دفترخانه اسناد رسمی با توجه به دستور صادره، نسبت به اصلاح سند اقدام و سند اصلاح شده را به متقاضی تحویل می‌دهد.
نکات مهم اصلاح سند رسمی
در برخی موارد، اصلاح سند رسمی بدون نیاز به مراجعه به مراجع قضایی و صرفاً با مراجعه به دفترخانه اسناد رسمی امکان‌پذیر است. در صورتی که اشتباه در سند ناشی از تقصیر دفترخانه باشد، متقاضی می‌تواند علاوه بر اصلاح سند، خسارات خود را نیز از دفترخانه مطالبه کند. در صورت عدم تمکین دفترخانه از دستور اصلاح سند، می‌توان به مراجع قضایی مراجعه کرد.
هزینه اصلاح سند رسمی
هزینه اصلاح سند رسمی به نوع اشتباه، مرجع صالح برای رسیدگی و سایر موارد بستگی دارد. برای اطلاع دقیق از هزینه‌ها، باید به مرجع صالح برای اصلاح سند مراجعه کرد.
سخن پایانی
اصلاح سند رسمی، فرآیندی قانونی است که در صورت وجود اشتباه در مندرجات سند باید انجام شود. این فرآیند شامل مراحلی مانند شناسایی اشتباه، جمع‌آوری مدارک، مراجعه به مرجع صالح، ارائه درخواست، رسیدگی به درخواست، صدور دستور اصلاح و اصلاح سند است.
اصلاح اسناد همواره با جزئیات و مشکلات زیادی همراه است که خود مستلزم دانش و آگاهی بالایی می باشد. توصیه می شود پیش از هرگونه اقدام برای اصلاح سند با یک وکیل خبره ملکی مشورت نمایید. کارشناسان ما در دپارتمان ملکی موسسه حقوقی دادخواهان مجد آماده پاسخگویی به سوالات شما عزیزان می باشند.
